Vi utvecklade förstudierna för gemensamma upphandlingar

Det genomförs en omfattande förstudie inför varje enskild gemensam upphandling. Under 2023 utvecklades innehållet i förstudierna, behandlings­processerna och anvisningarna.

Utarbetandet av en förstudie har delats in i två delar: Först godkänns de kommande gemensamma upphandlingarna i ledningsgruppen för att föras in i upphandlingskalendern. När förstudien är klar läggs den fram för godkännande för ledningsgruppen.

I samband med reformarbetet utökades antalet sakkunniga som deltar i utarbetandet av förstudierna. Förutom kategorichefen deltar en jurist och en upphandlingskonsult liksom vid behov en upphandlingssakkunnig och en jurist från enheten för upphandlingsstöd i arbetet med att fastställa handlingsmodellen för den kommande upphandlingen. Förstudien behandlas dessutom i kundrelationsenheten innan den läggs fram för ledningsgruppen.

Riskbedömning, dataskydd och beredskap ingår i förstudien

Även innehållet i förstudierna förnyades. Det lades till en riskbedömning i förstudien som Hansels säkerhetsgrupp är med om att ta fram. Den gemensamma upphandlingens dataskyddsnivå klassificeras dessutom på en av tre nivåer enligt om det består särskilda dataskyddsbehov i upphandlingen och om det är nödvändigt att genomföra en genomslagsbedömning eller ändra avtalsvillkoren. På samma sätt klassificeras dataskyddsnivån för gemensamma upphandlingar i tre nivåer i enlighet med om data som behandlas i den gemensamma upphandlingen är säkerhetsklassificerat, bedömt kritiskt eller är sekretessbelagt.

I förstudien bedöms också beredskapsnivån för den kommande gemensamma upphandlingen på en av tre nivåer enligt om vilken betydelse den gemensamma upphandlingens funktionsduglighet har för kundens verksamhet i störningssituationer i normala tider och i undantagslägen. I det här sammanhanget bedöms också behovet av alternativa upphandlingskanaler.

I fortsättningen kommer risker för grå ekonomi som riktas mot upphandlingen att kartläggas redan i förstudien.

Segmenteringen som genomförs i samband med förstudien utgående från upphandlingsföremålets komplexitet och hanteringen av leverantör-marknad förnyades. I segmenteringen beaktas egenskaperna hos produkten eller tjänsten som upphandlas, upphandlingens kundperspektiv, leveransprocessen och kompetens- och resurskrav som beror på upphandlingsföremålet. Ur leverantör-marknadsperspektivet beaktas branschens särskilda drag, leverantör-maknadsläget och den kommande upphandlingens attraktionsförmåga. I segmentringen lades det vittgående till aspekter gällande miljöansvar, socialt ansvar, ekonomiskt ansvar och innovationer både med tanke på hanteringen av kraven som upphandlingsföremålet ställer och på hanteringen av leverantör-marknadsförhållandet.

I samband med förstudien genomförs hållbarhetsanalysen också på ett nytt sätt direkt i systemet för styrning av verksamheten. I det här projektet bistås ansvarspersonerna av Hansels hållbarhetsgrupp.

Handlingsmodeller för gemensamma upphandlingar

En bred grupp av Hansel-sakkunniga utarbetade nya anvisningar för valet av handlingsmodeller för kommande gemensamma upphandlingar när förstudieprocessen och anvisningarna förnyades. Målet var att hitta de bästa rutinerna och göra de gemensamma upphandlingarna så enkla att anlita som möjligt samt att samtidigt främja en fungerande marknad.

I handlingsmodellsanvisningen beskrivs olika former av gemensamma upphandlingar. Möjliga är

• ramavtal för en leverantör
• ramavtal för flera leverantörer
• ett dynamiskt upphandlingssystem

I ett ramavtal det ha kommits överens om bindande villkor eller så kan en del ha lämnats öppna och då tillämpas avlastad konkurrensutsättning som mekanism för valet av leverantör. Även en så kallad hybridmodell för ramavtal är möjlig. I detta fall kan leverantören väljas direkt, t.ex. genom en preferensordning eller, om det finns undantag, genom ett enklare anbudsförfarande med fastställda villkor. Ett dynamiskt upphandlingssystem kan ha formen av ett ramavtal eller vara ett basavtal, ett beställningsavtal eller av leverantör-registerart.

I arbetsanvisningarna för sakkunniga som arbetar med Hansels konkurrensutsättningsprojekt ges tipps för berednings-, konkurrensutsättnings- och avtalsskedet i gemensamma upphandlingar och exempel på hur handlingsmodeller fungerar och kan användas i samband med olika upphandlingar. Det tas också ställning till svaga punkter i modellerna och situationer i vilka handlingsmodellen kan medföra problem.

Den nya anvisningarna infördes hösten 2023 och sedan dess har förstudierna tagits fram med hjälp av den nya modellen.

Intressant för dig